Ce trebuie să conțină dosarul unei plăți ca să reziste peste doi ani

Ghid despre proces și organizare internă. Nu ține locul unei consultații fiscale sau juridice.

Un dosar rezistă dacă un om care nu a fost acolo poate reface, din el singur, întregul traseu: de ce s-a cheltuit, cine a decis, ce s-a primit, cât s-a plătit și din ce bani. Practic, asta înseamnă cinci documente legate între ele prin același număr de referință. Regula pe care o testează auditorul nu e „aveți factura”, ci dacă suma din raport se poate reconcilia direct cu contabilitatea și cu documentele — reconcilierea e chiar cuvântul folosit în contractul-tip al Comisiei Europene.

Ce cer, textual, contractele-tip

Merită citite în original, pentru că formulările sunt mai concrete decât se așteaptă majoritatea. Modelul de grant al Comisiei Europene cere beneficiarului să păstreze evidențe și documente justificative adecvate — contracte, subcontracte, facturi, înregistrări contabile — și, în plus, ca procedurile obișnuite de contabilitate și de control intern să permită reconcilierea directă între sumele declarate, sumele din conturi și sumele din documentele justificative. Adnotările merg mai departe: dovezile trebuie să fie suficiente și adecvate, iar costurile nesusținute de dovezi adecvate se resping.

Condițiile generale pentru acțiuni externe sunt și mai explicite despre ce anume se cere la o verificare: registre contabile, dovada plății sub formă de extrase de cont sau avize de debit, contracte, state de plată și fișe de pontaj. Iar nerespectarea acestor obligații e calificată în contract drept încălcarea unei obligații substanțiale — cu efecte care merg până la reducerea grantului.

Toate citatele de mai sus sunt din contracte-tip publice. Contractul tău poate să difere, iar ce contează pentru tine e textul din anexa ta, nu modelul general. Deschide-l o dată, la începutul proiectului, nu în săptămâna auditului.

Cele cinci documente, legate prin aceeași referință

Legătura dintre ele contează la fel de mult ca existența lor. Dacă fiecare document poartă aceeași referință — numărul cererii de plată — dosarul se poate reconstitui în cinci minute, chiar de către cineva nou. Dacă nu, cineva va petrece o zi punând în ordine cinci fișiere care se referă la aceeași plată sub cinci nume diferite.

Separarea pe proiect nu e doar cerința donatorului

Mulți directori de ONG cred că evidența pe proiect e o pretenție a finanțatorului. În Republica Moldova există și o cerință proprie: indicațiile metodice privind particularitățile contabilității în organizațiile necomerciale prevăd că evidența trebuie să asigure delimitarea și înregistrarea separată a mijloacelor cu destinație specială, a căror utilizare e condiționată de realizarea unor misiuni speciale — inclusiv finanțarea unor programe sau proiecte concrete.

Consecința practică e simplă și e ușor de ratat: dacă evidența ta nu poate arăta separat ce s-a cheltuit din fiecare finanțare, problema nu apare doar la raportarea către donator. Apare și în propria contabilitate, iar acolo nu ai cui să ceri o prelungire de termen.

Cât timp păstrezi

Termenele diferă și nu se anulează unele pe altele. Regulamentul financiar al UE cere cinci ani de la plata soldului, sau trei ani pentru finanțări sub 60.000 de euro, cu prelungire până la închiderea oricărui audit sau litigiu. Contractele-tip americane pentru organizații neamericane cer trei ani de la raportul financiar final. Adnotările Comisiei precizează explicit că regulile grantului nu absolvă beneficiarul de obligațiile din legislația națională, de exemplu acolo unde legea națională cere o perioadă mai lungă.

Pentru termenul din legislația Republicii Moldova nu îți dăm o cifră aici. Legea contabilității trimite la regulile organului de stat pentru arhive, iar noi nu am putut deschide actul arhivistic în original ca să-l cităm corect. Surse publice indică un termen mai lung decât cel cerut de donatori — deci întreabă-ți contabilul înainte să distrugi ceva, nu articolul de față. Un dosar distrus la trei ani „pentru că așa scria în contractul de grant” poate încălca o regulă națională care cere mai mult.